Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä:

Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry,
y-tunnus: 2665387-8

Osoite: Misukankuja 6, 40800 Vaajakoski

Puhelin: 040 354 66 48
Sähköposti: toimisto@illusion.fi

Yhteyshenkilön sähköposti: metti.pelkonen@illusion.fi
Yhteyshenkilön puhelinnumero : 040 354 66 48

2. Rekisterin nimi

Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterissä käsitellään Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:n toimintaan liittyvien jäsenten, luottamushenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja.

Rekisterin käyttötarkoituksena on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, markkinointi, yhteydenpito, palkitseminen,
• kilpailutoiminta, jäsen- ja kausimaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastus- ja kilpatoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden osalta Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Työntekijöiden kanssa henkilötietojen käsittelystä sovitaan tarkemmin työsopimuksen yhteydessä. Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:n jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

• Yhdistyslain 11§ vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, kuvauslupaan, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä tapahtumiin ja koulutustilaisuuksiin
• Tieto kuvausluvasta sekä viestintä- ja markkinointiluvasta
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Kilpapuolen harrastajilla (joukkuevoimistelu ja tanssi) lisäksi:

• terveystietoja, kuten sairaudet- ja urheiluvammat
• erikoisruokavaliot ja allergiat
• testitulokset

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä tapahtumiin ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään, osallistujilta itseltään sekä tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään jäseneksi liittyessä tai jäsenyyden ja yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:lle.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu salasanalla ja tallennettu Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:n käytössä oleviin järjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä (salassapitosopimukset) ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan alla olevaa poikkeusta lukuunottamatta. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:n jäsen tai niin kauan kun henkilö pyytää tietojensa poistettavan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Osallistujien ja toimihenkilöiden henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan. Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. MyClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Poikkeuksena osallistujalistan luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää. Siirtymäajan käytössä myös Hoika-jäsenpalvelu. Lisäksi työntekijät ja kilpapuoli käyttävät viestintään Basecamp-sovellusta. Taloushallintojärjestelmänä Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry käyttää Netvisor-järjestelmää.

Rekisteröityä koskevia laskutukseen liittyviä tietoja luovutetaan Visma Financial Solution Oy:lle seuran maksuvalvonnan suorittamista varten. Lisätietoja Visma Groupin noudattamasta tietosuojakäytännöistä voit saada osoitteesta https://www.visma.fi/yksityisyydensuoja/etusivu/

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Illusionille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä, vaatia henkilötietojensa poistamista, peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuurekisteröidyn suostumukseen, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osinkuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry:n oikeutettu etu, saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

9. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

10. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@illusion.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tanssi- ja voimisteluseura Illusion ry

Metti Pelkonen
Misukankuja 6
40800 Vaajakoski

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaselosteon viimeksi päivitetty 2.4.2024.